ارتباط کتبی، در واقع، یک راه جامع‌تر برای تبادل اطلاعات در مورد نرم‌افزاری است که هر عضو تیم باید از آن آگاه باشد. به همین دلیل است که مدیران محصول وقت خود را صرف حفظ اسناد مدیریت محصول می‌کنند.
مشخص است که ایجاد چندین سند برای فرآیندهای متعدد به سازماندهی کل فرآیند توسعه کمک می‌کند و از مشکلات پیش‌بینی‌نشده ناشی از سو تفاهم جلوگیری می‌کند.
برای تعیین اهمیت مستندسازی برای مدیران محصول، بیایید نگاهی به برخی از مزایای انجام این کار بیندازیم.چرا مدیران محصول باید بر مستندسازی تمرکز کنند؟
توسعه مستندات چشم‌انداز محصول
پشتیبانی از اجرای به موقع برنامه‌های اجرایی اگر به موقع و به شیوه‌ای درست اجرا نشوند، بیهوده هستند. برای تبدیل یک چشم‌انداز برنامه کاربردی به یک برنامه کاربردی واقعی و خوب، یک مدیر محصول از اسناد و مدارک استفاده می‌کند و ارتباط کتبی با طراحان، مهندسان، و غیره ایجاد می‌کند. آن‌ها را در مسیر درست هدایت کرده و برنامه‌های خوب بیان‌شده را اجرا می‌کنند. مدیریت وظایف اعضای تیم با حفظ مستندات تمام وظایف مربوط به محصول، یک مدیر محصول می‌تواند به مجموعه‌ای از اطلاعات در مورد اینکه اعضای تیم چه کاری انجام می‌دهند و آن‌ها را برای سهم خود از وظایف پاسخگو می‌کند، دسترسی داشته باشد. ثبت همه چیز همه چیز را ساده و شفاف نگه می‌دارد. نیازهای مشتریان با مستندسازی همه چیز از ایده برنامه کاربردی گرفته تا برنامه‌ریزی تکمیل می‌شوند، مدیران محصول به راحتی می‌توانند به ویژگی‌های موجود در برنامه کاربردی و کارکرده‌ای هر کدام از آن‌ها دسترسی داشته باشند. بعدا، آن‌ها می‌توانند این ارزیابی را به روشی دقیق و روشن به تیم منتقل کنند تا محصول نهایی دقیقا همان چیزی باشد که کاربران نیاز دارند.اکثر اسناد مدیریت محصول مورد استفاده توسط مدیران محصول
۱. اسناد تحلیل رقبا
جدول رقیب در این سند ممکن است کمی شبیه به این باشد:
یک مدیر محصول، تنها پس از مطالعه گسترده رقبا، برنامه کاربردی یا نرم‌افزار خود را به طور کامل مشخص می‌کند.
جدول رقیب در این سند ممکن است کمی شبیه به این باشد:
چشم‌انداز محصول چیزی است که تصویری از آینده محصولی که ما در تلاش برای خلق آن هستیم را ترسیم می‌کند. این می‌تواند در قالب یک استوری بورد، یک روایت یا یک نمونه اولیه باشد که هدف آن الهام بخشیدن به تیم‌ها، سرمایه گذاران، و شرکا نسبت به محصول است.
استراتژی محصول توالی محصولاتی است که قرار است تا زمانی که محصول نهایی به دست آید، ایجاد شوند.
یکی از بهترین مهارت‌های مدیران شایسته محصول ایجاد یک چشم‌انداز محصول است، اما نه فقط آن. آن‌ها باید یک استراتژی محصول قانع‌کننده را به منظور ارائه یک چشم‌انداز روشن در مورد محصول توسعه دهند. چشم‌انداز محصول باید الهام‌بخش باشد، و استراتژی محصول باید بسیار هدفمند باشد. بنابراین، اسناد برای ثبت تمام داده‌های مربوط به کشف این که چه محصولی ممکن است ساخته شود و چگونه یک دیدگاه را به واقعیت تبدیل کند، ایجاد می‌شوند و البته برای بازخورد سهامداران.
۳. نمونه‌ها و اسناد الزامات محصول (PRD ها)
اسناد الزامات محصول اسناد برای آوردن عناصر متمایز یک برنامه کاربردی در یک جا هستند. سند نمونه رایج‌ترین نوع اسناد است که شامل توصیف ویژگی‌های برنامه‌های کاربردی، در میان چیزهای دیگر است.
هر PRD ممکن است با یکدیگر متفاوت باشد. این اسناد بیان مساله تحقیق، معیارهای موفقیت، لیست ویژگی‌های MVP، جزئیات اجرای مهندسی و غیره را خلاصه می‌کنند.
PRD ها هر مرحله را در تصویر کامل محصول، همراه با انتخاب این که آیا ویژگی‌های خاص را شامل شود یا نه و شناسایی هر گونه مشکل بالقوه ترکیب می‌کنند. مدیران محصول زمان مورد نیاز برای فرایندهای توسعه پروژه، درک بودجه مورد نیاز برای فرایندهای توسعه، و تکامل یک درک جامع و متقابل بین مشتریان و تیم توسعه با استفاده از این سند را تجسم می‌کنند.
۴. OKRها، KPIها، معیارهای موفقیت
OKR، مخفف هدف نتیجه کلیدی روشی است که توسط مدیران محصول برای ایجاد اهداف و سپس دسترسی به نتایج فرآیند توسعه محصول در حال پیشرفت استفاده می‌شود. تیم را به سمت اهداف هدایت می‌کند و نتایج نشان می‌دهند که آیا اهداف به دست آمده‌اند یا خیر. این شامل دو سوال است که در این فرآیند پاسخ داده می‌شوند «کجا می‌خواهید بروید؟ »
در حالی که، KPI (شاخص عملکرد کلیدی) نوعی ارزیابی عملکرد از موفقیت فرآیند توسعه جاری است. چند مثال از KPI ها ارزش طول عمر مشتری و نرخ تبدیل سفر به مشتری در فروش، ترافیک وب و نرخ تبدیل در بازاریابی و غیره هستند. اسناد مربوطه شامل تمام این اهداف و نتایج آن‌ها هستند. در طی این فرآیند به دست می‌آید.
۵. مستندات نقشه‌های راه
نقشه‌های راه یکی از اسناد اصلی و حیاتی هستند که انتظار می‌رود مدیران محصول نگه دارند. یک نقشه راه راهی برای آگاهی تیم از اهمیت محصول است.
یک مدیر محصول چرخه عمر محصول را توسعه می‌دهد و توضیح می‌دهد که چه چیزی باید در چه زمانی و چگونه کل فرآیند انجام شود. نقشه راه یک سند گردآوری‌شده از تمام پروژه‌های توسعه‌یافته به منظور ایجاد موفق نرم‌افزار یا برنامه است. این یک مسیر ایجاد شده توسط مدیران محصول است که کل تیم از آن پیروی می‌کنند. اینها را می توان به صورت فایل ورد و یا پیچ دک (ارائه کوتاه) ایجاد کرد.
۶. طراحی و نمونه اولیه اسناد
برای اولین بار به سختی می‌توان چیزی را به دست آورد، و این مساله در مورد طراحی محصول نیز صادق است. ایده اولیه ممکن است ایده نهایی نباشد زیرا هزاران تغییر در طول فرآیند رخ می‌دهد. بنابراین، مدیران محصول باید یک سند حاوی تمام تغییرات و تغییرات ایجاد شده در طراحی محصول را نگه دارند.
نمونه‌سازی محصول به شدت برای مدیران محصول در مقایسه با مهندسان یا طراحان متفاوت است. در نمونه‌سازی، مدیران محصول
اگر تعجب می‌کنید که چرا مدیر محصول نیاز به ایجاد یک سند نمونه برنامه دارد، پس به چند مزیت انجام این کار نگاه کنید.
- حذف خطر سو تعبیر
- تکرارهای بلندپروازانه
- توجیه مفاهیم در مراحل اولیه فرآیند
- افزایش کیفیت بازخورد فنی
۷. سفر کاربر و اسناد داستان‌ها
داستان‌های کاربر و نقشه‌های سفر مشتری دو ابزار مهم هستند که به توسعه روان هر برنامه یا تولید نرم‌افزار کمک می‌کنند. مدیران محصول، اسناد مربوط به این دو نقش را به منظور ثبت هر جزئیات کوچک، ایجاد و مدیریت می‌کنند.
در اسناد داستان کاربر، احتمالات دلایل اینکه چرا یک کاربر از یک ویژگی خاص استفاده می‌کند بررسی می‌شود. مدیران محصول اسناد و مدارک هر کاتالیزور ممکن را ایجاد می‌کنند که با استفاده از یک ویژگی برنامه به کاربر منجر خواهد شد. ما می‌توانیم آن را یک سفر کاربر در سطح خیلی کوچیک در نظر بگیریم. در حالی که در سفر کاربر، کل تجربه کاربر، از خرید / دانلود محصول تا استفاده از ویژگی‌های آن در یک سند ترسیم می¬شود.
این امر به مدیران محصول کمک می‌کند تا آن را بیشتر برای تیم خود و طرف‌های ذی‌نفع (سهامداران، و غیره) توضیح دهند و اعتماد آنان را به محصول ایجاد کنند.
۸. یادداشت‌ها و دامنه انتشار
همانطور که از نام آن پیداست، یادداشت‌های انتشار اسنادی هستند که با انتشار برنامه‌های بداهه منتشر می‌شوند. مدیران محصول این سند را به منظور اطلاع‌رسانی به کاربران در مورد مشخصات جدید، آنچه که باگ¬ها ثابت شده‌اند، و تبلیغ برنامه پس از ارتقا جمع‌آوری می‌کنند. هیچ دو سند یک‌سان نیستند، چرا که برنامه‌های کاربردی بسیار متفاوت از یکدیگر هستند.
یادداشت‌های اسکوپ به عنوان اسنداد کاری اسکوپ (Scope) نیز شناخته می‌شوند. در این مورد، مدیران دامنه ویژگی‌هایی که یک برنامه یا نرم‌افزار دارد را ترسیم می‌کنند که این ویژگی‌ها چه چیزی را تسهیل خواهند کرد؟ و چه چیزی را ادامه خواهند داد؟
۹. ذی¬نفعان داخلی و سوالات متداول
این سوالات متداول داخلی و خصوصی برای سهامداران آماده می‌شوند تا آن‌ها را با کل فرآیند توسعه محصول به روز نگه دارند. فرمتی که این سوالات متداول در آن نوشته می‌شوند بسیار ساده شده‌است. این ممکن است دارای وایرفریم (طراحی سریع) از یک محصول باشد.
این راهنماهای داخلی شامل تمام داده‌ها در مورد چگونگی کار المان ها در فرآیند توسعه هستند. این چارچوب دو عملکرد را ایفا می‌کند که برای مدیران محصول مهم هستند و تضمین می‌کنند که داده‌ها به شیوه‌ای ثبت می‌شوند که تسهیل ارتباط آسان میان اعضا و به عنوان مرجعی برای نقش‌های رو در رو بیرونی برای کمک به مشتریان مانند فروش، بازاریابی، پشتیبانی مشتری، و غیره است.
۱۰. راهنمای مواجهه با مشتری (Customer-Facing)
راهنمای مواجهه با مشتری یک سند دستی کاربر به زبان ساده است. ایجاد این سند حاوی دستورالعمل‌های مربوط به چگونگی استفاده از آن برنامه توسعه‌یافته، بر عهده مدیران محصول است.
بدون این، کاربران ممکن است خود را در سرگردانی ببینند که چگونه محصول را، حداقل در مراحل اولیه، تا زمانی که خودشان جریان را تشخیص دهند، اداره کنند. بنابراین، کاملا روشن است که چرا این سند آنقدر مهم است که یکی از پر استفاده ترین و یا ایجاد ترین اسناد توسط مدیران محصول است.
جمع بندی نهایی:
به طور خلاصه، اینها ۱۰ سند مدیریت محصول برتر بودند که بیشتر توسط مدیران شایسته محصول به منظور لذت بردن از یک فرآیند مدیریت محصول موثر مورد استفاده قرار می‌گیرند.
مدیران محصول با تفکیک اسناد اطلاعاتی، هر گونه احتمال سو تفاهم و اختلاف را از بین می‌برند. آن یک فرآیند توسعه بسیار سازمان‌یافته و روان را ارائه می‌دهد که در هر گام کوچک ثبت شده‌است.
سوالات اغلب پرسیده شده
سوال: مدیر پروژه/محصول چه اسناد و مدارکی باید داشته باشد؟ ادامه بدین؟
به خوبی شناخته شده‌است که نگهداری اسناد برای هر مدیر محصول ماهر ضروری است. سوال این است که کدام اسناد مهم هستند. بنابراین، در اینجا لیستی از اسناد مهمی که هر مدیر محصول نگه می‌دارد آورده شده‌است.
o تحلیل رقبا
o استراتژی محصول و اسناد چشم‌انداز
o مشخصات و اسناد نیازمندی‌های محصول (PRD ها)
o مستندات مربوط به OKR، KPI ها برای معیارهای موفقیت محصول
o اسناد مربوط به نقشه‌های راه
o طراحی و نمونه اولیه اسناد
o سفر کاربر و نوشتارهای مربوط به داستان‌ها
o یادداشت‌ها و اسکوپ کار
o سوالات متداول داخلی
o راهنمای اولیه customer-facing
سوال: چه مدت زمانی باید سپری شود؟ برنامه‌ریزی؟
میانگین درصد زمانی که صرف برنامه‌ریزی می‌شود ۱۰ % است.
سوال: چه چیزی تفاوت بین MRD و PRD چیست؟
در حالی که گاهی اوقات این دو اصطلاح ممکن است تغییر کنند، آن‌ها اساسا در طبیعت متفاوت هستند و اهداف مختلفی دارند.
MRD (Market requirements document) به عنوان سند الزامات بازار شناخته می‌شود و برای بیان یک تعریف متمرکز از بازار هدف، کاربران و مشخصات خریداران استفاده می‌شود. این یک سند است که در مورد نیازها و خواسته‌های کاربران بحث می‌کند.
در حالی که، PRDها (Product requirements document) اسناد همه جا در یک مکان هستند که تمام عناصر مختلف یک محصول را در یک مکان به ارمغان می‌آورند. این سند وسعت و همچنین دامنه محصول را تعریف می‌کند به طوری که کل تیم توسعه می‌دانند چگونه یک محصول را توسعه دهند.
سوال: چه چیزی PRD را خوب می‌کند؟
PRD یک سند مهم است زیرا به ترسیم کل تصویر از این که چه چیزی و چگونه یک محصول را توسعه دهد کمک می‌کند.
