• آموزش,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی,  بولت ژورنال

    با اصل ۲۰/۸۰ برنامه ریزی محیط کار خود را اثربخش تر کنید

    مطمئنا همه ما بارها شده که لیست کارهایی که باید انجام بدهیم را نوشتیم ولی باز بسیاری از کارهایی که مدنظرمان بوده را انجام ندادیم و علاوه بر نارضایتی از کار، به استرس و نگرانی هایمان افزوده شده است و به همین دلیل گاها از لیست کردن کارهایمان خودداری میکنیم و دلیل آن هم ناکارآمد بودن عنوان میکنیم.

    اما سوال اینجاست که آیا اصل ۸۰-۲۰ یا همان اصل پارتو را در برنامه ریزی و اجرای وظایفمان در محل کار انجام می دهیم؟

    اگر این کار را بکنیم، به خاطر کارآیی و اثربخشی بیشتر و نیز رضایتی که در آن روز کاری داشته ایم متوجه آن خواهیم شد و در اصل لیست کارهایی که روزانه و یا ماهانه از کارهایمان مشخص میکنیم می دانیم که کدام کار مهمه و ما باید واقعا این کار را انجام دهیم.

    حالا سوال اینجاست که اصل ۸۰-۲۰ چیست؟

    قاعده ۸۰ – ۲۰ یا اصل پارتو مبتنی بر این ایده است که درصد نسبتا کوچکی از هر دلیلی (۲۰ %)، بیش‌ترین تاثیرات (۸۰ %)را ایجاد می‌کند. این اصل می تواند برای تمامی کارهایی که مادر طی شبانه روز انجام می دهیم (شخصی،کاری، تحصیلی) نیز تعمیم داده شود.
    بیشتر ما، تمام روز کاری کار میکنیم، ولی به ظاهر کار زیادی انجام نمی‌دهیم و این تنها به این دلیل است که وقتمان را صرف کارهایی می‌کنیم که از ارزش کمی برخوردارند و در عوض در انجام یکی دو فعالیتی که می تواند تغییر اساسی در کارمان ایجاد کند، تنبلی می‌کنیم. با ارزش‌ترین کارهایی که می‌توانیم انجام دهیم، معمولاً سخت‌ترین‌ها هستند اما نتیجه‌ای که از انجام آنها می‌توانیم بگیریم، بزرگ و ارزشمند خواهد بود.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی,  معرفی وبسایت,  معرفی چیزهای خوب

    مروری بر قابلیت های برنامه ریزی آنلاین به بهانه ۱۵ سالگی جیمیل

    مثل عادت چندین ساله ام، هر روز که از خواب بلند می شوم چک کردن ایمیل اولین کاریست که انجام میدم و امروز کلاه تولد بر حرف G و بادکنک های رنگی بیرون آمده از پاک قرمز و سفید جیمیل توجه ام را جلب کرد. حدس زدم تولد جیمیل باید باشد، سریع کلمه happy birthday gmail را جستجو کردم ..

    بله امروز تولد ۱۵ سالگی جیمیل هست، یکی از بهترین سرویس هایی که روزانه از آن استفاده میکنم.

    باید تاریخ ۲ اپریل ۲۰۰۴ میلادی را در تقویم بشری ثبت کرد. در این روز گوگل از سرویس ایمیل تحت وب خود رونمایی کرد. جیمیل هنوز نسخه بتا بود و فقط در صورت دعوت شدن از سوی یکی از دارندگان این سرویس، قادر به عضویت در آن بودیم. در زمانه ای که همه سرویس های ایمیل رایگان فقط بین ۵ تا ۱۰ مگابایت فضا در اختیارمان می گذاشتند، جیمیل ما را در یک دریاچه یک گیگابایتی غوطه ور می کرد. و حالا بیش از یک دهه است که یکی از بزرگترین، کاربردی ترین و امن ترین سرویس های ایمیل جهان است و خوشحالم که ۱۳ سال از این آشنایی و دوستی می گذرد.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی,  بولت ژورنال

    کارهایمان را فهرست کنیم، سپس از آن لذت ببریم

    گاهی وقت ها ممکن است زندگی و یا حجم زیاد کارها و وظایف در محل کارمان برایمان طاقت فرسا باشد، تعداد زیاد وظایف که مافوق مان از قبل و یا به صورت لحظه ای به ما اعلام می کند می تواند بسیار سردرگم کننده و برای استرس زا باشد و اگر نتوانیم کارهای محوله را فهرست بندی و اولویت بندی کنیم مطمئنا بر روی کیفیت و نیز متمرکز نبودن ما روی کارها بسیار تاثیر گذار خواهد بود.

    آماده کردن لیست کارهایی که می بایست انجام دهید (to do list) به ما اجازه می دهد که همه وظایف و کارها را به صورت متمرکز در یک جا داشته باشیم تا بتوانیم همه کارها را به نوبت و براساس اولویت تعیین شده با آرامش بیشتری انجام دهیم و مطمئنا با تهیه این فهرست دیگر نگران فراموش کردن کارهای باقی مانده نباید باشیم.
    تحقیقات نشان داده است تهیه این فهرست به میلیون ها نفر در کنترل زندگی خود کمک می‌کند و توسط بسیاری از رهبران موفق سازمان‌های جهان نیز به صورت روزانه استفاده می شود.
    اکثریت آنان عنوان می کنند که نداشتن چنین لیستی باعث شده که کارهایشان را فراموش کنند و برای انجام آن دچار استرس شوند، اما نوشتن کارها به صورت فهرستی همه این فشار ها را تحمل می کند و از نگرانی ذهنی آنها می کاهد.
    معمولا این فهرست تمامی کارهایی که ما باید انجام دهیم و ذهنمان را برای انجام آن مشغول کرده است شامل می شود.
    تهیه نامه ها، آماده سازی گزارش ها، تایپ گزارش ، تنظیم جلسه، حضور در جلسه، ملاقات ها، تماس های تلفنی و ارسال ایمیل و… از جمله عناوین اصلی این فهرست است.

  • آموزش,  بهره وری سازمانی,  متفرقه,  معرفی چیزهای خوب

    چرا باید در محل کارمان موسیقی گوش دهیم؟

    مطمئنا شما هم بارها درباره تاثیر موسیقی در افزایش بهره وری انسان شنیده اید، بیش از ۷۰ درصد مدیران و اعضای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط اعتقاد دارند که گوش کردن به موسیقی در محل کار روحیه کارکنان را افزایش می‌دهد و محیط کاری بهتری را برای کارکنان و حتی مشتریان فراهم می‌ کند.

    مطمئنا زمان های از یک روز کاری از عدم تمرکز ، استرس، تنش های موجود در محل کار و عدم امکان خارج شدن از وضعیت موجود حتی به صورت موقتی مثل من کلافه شده اید.

    خوشبختانه گوش دادن به موسیقی در محل کار می تواند راه حلی برای رفع این مشکلات باشد و حتی باعث شود که علاوه بر افزایش بهره وری ما بر سرعت انجام کارها هم به ما کمک کند.

    ولی مطمئنا پیدا کردن یک لیست آهنگ خوب شاید کار آسانی نباشد، اما یکسری نکات علمی در این زمینه وجود دارد که می تواند ما را در آماده کردن لیست موسیقی مربوط به محیط کارمان کمک کند.

    اگر میخواهیم که روی کارها تمرکز بیشتری داشته باشیم و خلاقیت بیشتری در کارهایمان داشته باشیم موسیقی طبیعت (صدای باران، پرندگان، موج دریا و…) می تواند یکی از اولین گزینه ها باشد.

    بخواهیم کارهایمان را بهتر و البته سریع تر انجام دهیم و ایده های بهتری به ذهنمان برسد، گوش دادن به موسیقی مورد علاقه مان (ترجیحا شاد و پر انرژی که پیشنهاد هم می کنم با هدفون به آن گوش دهید) می تواند یکی از بهترین گزینه ها باشد.

    موسیقی های بی کلام و با ریتم خاص (مثل Baroque music) و البته با صدای کم می تواند گزینه های خیلی خوبی برای موسیقی در محل کارتان باشد.

  • آموزش,  ایده های خلاقانه,  برنامه ریزی

    تخته رنگی و جادویی برنامه ریزی در دفتر کار شما

    تعطیلات طولانی نوروز که تمام می شود، افراد خود را برای شروعی پرقدرت تر و رسیدن به اهداف و برنامه هایشان در سال جدید آماده می کنند، مطمئنا مدیریت زمان، مهارتی است که در همه ی جنبه‌های زندگی بسیار سودمند می باشد و به ما اجازه می‌دهد که بازدهی کاریمان را افزایش داده وهمزمان زندگی شخصی و خانوادگی مؤثری داشته باشیم.

    مطمئنا شما هم مثل من از تعداد زیاد برنامه های عقب‌ مانده ی خود در دفتر کارتان ناراحت هستید، در این صورت تنها وسیله‌ای که می‌تواند شما را از این وضعیت بغرنج خارج کند، مهارت مدیریت زمان است. ما زمان محدودی در طی روز داریم، که باید در آن همه مسئولیت‌های حرفه ای و امور محوله به ما را انجام دهیم پس لازم است که تعادل مناسبی بین کارها و پروژه ها برقرار کنیم، بدون این که بخواهیم بر روی یک مورد تمرکز کرده و موارد دیگر را به طور کامل مورد چشم‌ پوشی قرار دهیم.

    مدیریت کارها، امور دانشگاهی، وبلاگ، خانواده و مسائل مالی می‌تواند گاهی دشوار باشد. من دائما سعی می‌کنم که به عنوان دختر فعال کارهایم را اولویت‌بندی کنم و استفاده از روش های مناسب برنامه ریزی به شدت کمک کرده‌است، اما از آنجایی که من یک فرد پرمشغله بخصوص در محیط کارم هستم، بغیر از دفتر لیست کارهام و همچنین برنامه های آنلاینی که برای مدیریت کارهایم استفاده میکنم به چیز دیگری نیاز داشتم که به من به صورت دیداری و بدون مراجعه مستقیم به برنامه ها و دفترم یادآوری کند که به صورت روزانه، هفتگی و گاها ماهانه بببینم که باید چه کارهایی را را انجام دهم(به قول معروف جلوی چشمم باشه که مجبور بشم آنها را انجام دهم 😉 ) .من با توجه به اینکه پروژه‌ها و وظایف زیادی برای مدیریت آنها در دفتر کارم دارم و بالاخره جواب را پیدا کردم: تخته برنامه ریزی پروژه ها!​