آموزش,  ایده های خلاقانه,  برنامه ریزی

تخته رنگی و جادویی برنامه ریزی در دفتر کار شما

تعطیلات طولانی نوروز که تمام می شود، افراد خود را برای شروعی پرقدرت تر و رسیدن به اهداف و برنامه هایشان در سال جدید آماده می کنند، مطمئنا مدیریت زمان، مهارتی است که در همه ی جنبه‌های زندگی بسیار سودمند می باشد و به ما اجازه می‌دهد که بازدهی کاریمان را افزایش داده وهمزمان زندگی شخصی و خانوادگی مؤثری داشته باشیم.

مطمئنا شما هم مثل من از تعداد زیاد برنامه های عقب‌ مانده ی خود در دفتر کارتان ناراحت هستید، در این صورت تنها وسیله‌ای که می‌تواند شما را از این وضعیت بغرنج خارج کند، مهارت مدیریت زمان است. ما زمان محدودی در طی روز داریم، که باید در آن همه مسئولیت‌های حرفه ای و امور محوله به ما را انجام دهیم پس لازم است که تعادل مناسبی بین کارها و پروژه ها برقرار کنیم، بدون این که بخواهیم بر روی یک مورد تمرکز کرده و موارد دیگر را به طور کامل مورد چشم‌ پوشی قرار دهیم.

مدیریت کارها، امور دانشگاهی، وبلاگ، خانواده و مسائل مالی می‌تواند گاهی دشوار باشد. من دائما سعی می‌کنم که به عنوان دختر فعال کارهایم را اولویت‌بندی کنم و استفاده از روش های مناسب برنامه ریزی به شدت کمک کرده‌است، اما از آنجایی که من یک فرد پرمشغله بخصوص در محیط کارم هستم، بغیر از دفتر لیست کارهام و همچنین برنامه های آنلاینی که برای مدیریت کارهایم استفاده میکنم به چیز دیگری نیاز داشتم که به من به صورت دیداری و بدون مراجعه مستقیم به برنامه ها و دفترم یادآوری کند که به صورت روزانه، هفتگی و گاها ماهانه بببینم که باید چه کارهایی را را انجام دهم(به قول معروف جلوی چشمم باشه که مجبور بشم آنها را انجام دهم 😉 ) .من با توجه به اینکه پروژه‌ها و وظایف زیادی برای مدیریت آنها در دفتر کارم دارم و بالاخره جواب را پیدا کردم: تخته برنامه ریزی پروژه ها!​

عکس های نمونه و تزیینی است
عکس های نمونه و تزیینی است

من از نمونه پروژه هایی که قبلا در یوتیوب دیده بودم (مثل ویدئوی دفتر Alejandra.tv) الهام گرفتم و تخته ای شبیه این عکس ها در دفتر کارم آماده کردم (البته نه به این خوشگلی ) ولی مهم کارایی بود که برای من داشت. این تخته برنامه ریزی با یادداشت های برچسب دار که تمامی پروژه های مورد نظرم را ( من با توجه به نوع کارم، این تخته را برای مدیریت کارهای دفتر برای هفته جاری استفاده میکنم) طبقه بندی کردم و یک ماژیک مشکی.

مواد لازم برای تخته برنامه ریزی دفتر کار
مواد لازم برای تخته برنامه ریزی دفتر کار

من رنگ‌ها را با یادداشت های چسب دار کدگذاری ذهنی می‌کنم. اگر این کار را بکنید راحتتر می توانید به خاطر بسپارید و عناوین کارها و پروژه هایتان را در بالای تخته یادداشت کنید.

مثلا برای من که در حوزه روابط عمومی و تبلیغات کار میکنم ( سفارشات گرافیکی، تولید محتوای شبکه های اجتماعی، رویدادهای پیشرو، محتوای تولیدی و…) می تواند به عنوان تیتر ستون های تخته من در نظر گرفته شود. و به ترتیب کارها و پروژه های مرتبط با هر ستون به ترتیب اولویت یادداشت و زیر ستون مورد نظر چسبانده می شود.

کشوهای کاربردی محل کار
کشوهای کاربردی محل کار

راستی کشوهای زیری این عکس هیچ ارتباطی به تخته برنامه ریزی ندارد، ولی می تواند ایده ای زیبا برای طراحی اتاق محل کارتان باشد که در آن می توانید کاغذهای اداری، خودکار و چیزهای دیگر را نگهداری کنید.

این تخته برنامه ریزی می تواند برای کارهای کلان شما برای حداکثر دو هفته (الی یک ماه البته بستگی به حجم کارهای شما دارد) در نظر گرفته شود، اگر بخواهم صادقانه بگویم این تخته و روش برنامه ریزی به من کمک کرد که تا بتوانم راحتتر برنامه های دفتر را سازماندهی کنم و در مدیریت زمان نیز به من بسیار کمک کرد.

مطمئنا لذت دیدن کاغذهای کارهای انجام شده آن هم با ترکیب رنگی و نیز امکان اولویت بندی کارها با توجه به شرایط کار در دفتر می تواند از دغدغه های فکری ما برای اولویت بندی کارها بکاهد و بیشتر روی امور محوله تمرکز کنیم.

نمونه تخته برنامه ریزی با رعایت اولویت بندی کارها
نمونه تخته برنامه ریزی با رعایت اولویت بندی کارها

در واقع این تخته برنامه ریزی برای اولویت بندی کارهای شماست و فرایند تصمیم گیری را ساده تر می کند و شما را ترغیب خواهد کرد که تصمیم گیری های خود را بهتر و منسجم تر انجام دهید.

چند نکته کاربردی:

  • از قبل لیست کارهای و پروژه های مهم را در برگه ای دو هفته خود را یادداشت نمایید
  • کارهای لیست شده را به چند دسته اصلی تقسیم بندی کنید.
  • کارهای لیست شده در هر یک از دسته های اصلی را بر اساس (فوری و مهم، غیرفوری اما مهم ، فوری و داری اهمیت کمتر، غیرفوری و دارای اهمیت کمتر) اولویت بندی کنید.
  • برای دسته بندی اصلی کارها و پروژه هایتان از رنگ های برگه های یادداشت چسب دار یک رنگ را انتخاب کنید.
  • هر یک از کارهای لیست شده از یک دسته اصلی را روی یادداشت های برچسبی بنویسد.
  • به ترتیب اولولیت کارها را روی تخته (که می تواند پارتیشن،شیشه و یا دیوار محل کارتان باشد) بچسبانید.
  • پس از انجام و تکمیل هر کار می توانید روی برگه ها با ماژیک مشکی ضربدر بزنید
  • میزان پیشرفت کار شما به صورت دیداری در محل کار شما قابل مشاهده خواهد بود
  • به صورت روزانه اولویت بندی کارها را با توجه به شرایط کاری مجددا بازنگری کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *