• آموزش,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی,  بولت ژورنال

    با اصل ۲۰/۸۰ برنامه ریزی محیط کار خود را اثربخش تر کنید

    مطمئنا همه ما بارها شده که لیست کارهایی که باید انجام بدهیم را نوشتیم ولی باز بسیاری از کارهایی که مدنظرمان بوده را انجام ندادیم و علاوه بر نارضایتی از کار، به استرس و نگرانی هایمان افزوده شده است و به همین دلیل گاها از لیست کردن کارهایمان خودداری میکنیم و دلیل آن هم ناکارآمد بودن عنوان میکنیم.

    اما سوال اینجاست که آیا اصل ۸۰-۲۰ یا همان اصل پارتو را در برنامه ریزی و اجرای وظایفمان در محل کار انجام می دهیم؟

    اگر این کار را بکنیم، به خاطر کارآیی و اثربخشی بیشتر و نیز رضایتی که در آن روز کاری داشته ایم متوجه آن خواهیم شد و در اصل لیست کارهایی که روزانه و یا ماهانه از کارهایمان مشخص میکنیم می دانیم که کدام کار مهمه و ما باید واقعا این کار را انجام دهیم.

    حالا سوال اینجاست که اصل ۸۰-۲۰ چیست؟

    قاعده ۸۰ – ۲۰ یا اصل پارتو مبتنی بر این ایده است که درصد نسبتا کوچکی از هر دلیلی (۲۰ %)، بیش‌ترین تاثیرات (۸۰ %)را ایجاد می‌کند. این اصل می تواند برای تمامی کارهایی که مادر طی شبانه روز انجام می دهیم (شخصی،کاری، تحصیلی) نیز تعمیم داده شود.
    بیشتر ما، تمام روز کاری کار میکنیم، ولی به ظاهر کار زیادی انجام نمی‌دهیم و این تنها به این دلیل است که وقتمان را صرف کارهایی می‌کنیم که از ارزش کمی برخوردارند و در عوض در انجام یکی دو فعالیتی که می تواند تغییر اساسی در کارمان ایجاد کند، تنبلی می‌کنیم. با ارزش‌ترین کارهایی که می‌توانیم انجام دهیم، معمولاً سخت‌ترین‌ها هستند اما نتیجه‌ای که از انجام آنها می‌توانیم بگیریم، بزرگ و ارزشمند خواهد بود.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی,  بولت ژورنال

    کارهایمان را فهرست کنیم، سپس از آن لذت ببریم

    گاهی وقت ها ممکن است زندگی و یا حجم زیاد کارها و وظایف در محل کارمان برایمان طاقت فرسا باشد، تعداد زیاد وظایف که مافوق مان از قبل و یا به صورت لحظه ای به ما اعلام می کند می تواند بسیار سردرگم کننده و برای استرس زا باشد و اگر نتوانیم کارهای محوله را فهرست بندی و اولویت بندی کنیم مطمئنا بر روی کیفیت و نیز متمرکز نبودن ما روی کارها بسیار تاثیر گذار خواهد بود.

    آماده کردن لیست کارهایی که می بایست انجام دهید (to do list) به ما اجازه می دهد که همه وظایف و کارها را به صورت متمرکز در یک جا داشته باشیم تا بتوانیم همه کارها را به نوبت و براساس اولویت تعیین شده با آرامش بیشتری انجام دهیم و مطمئنا با تهیه این فهرست دیگر نگران فراموش کردن کارهای باقی مانده نباید باشیم.
    تحقیقات نشان داده است تهیه این فهرست به میلیون ها نفر در کنترل زندگی خود کمک می‌کند و توسط بسیاری از رهبران موفق سازمان‌های جهان نیز به صورت روزانه استفاده می شود.
    اکثریت آنان عنوان می کنند که نداشتن چنین لیستی باعث شده که کارهایشان را فراموش کنند و برای انجام آن دچار استرس شوند، اما نوشتن کارها به صورت فهرستی همه این فشار ها را تحمل می کند و از نگرانی ذهنی آنها می کاهد.
    معمولا این فهرست تمامی کارهایی که ما باید انجام دهیم و ذهنمان را برای انجام آن مشغول کرده است شامل می شود.
    تهیه نامه ها، آماده سازی گزارش ها، تایپ گزارش ، تنظیم جلسه، حضور در جلسه، ملاقات ها، تماس های تلفنی و ارسال ایمیل و… از جمله عناوین اصلی این فهرست است.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بولت ژورنال

    طراحی نقشه ذهنی اهداف در بولت ژورنال سال جدید

    ۳ در ” اهمیت طراحی “نقشه ذهنی” برای برنامه ریزی و آماده سازی بولت ژورنال“نوشتم که نقشه ذهنی به ما کمک می کند تا بین بخش های مختلف اطلاعات و مفاهیم ارتباطات برقرار کنیم. هر چه مغز ما پیوندها و ارتباطات بیشتری می سازد، احتمال این که آن ها در خاطرمان بمانند بالاتر خواهد رفت.

    در واقع اگر بخوام از مزایای استفاده از نقشه های ذهنی بنویسم آن است که به ما کمک می کنند تا به راحتی اطلاعات را مصرف کرده و سپس به طور بهینه از آن ها استفاده کنیم و می توانند به پما کمک کنند تا چیزهای بیشتری همچون محتوای یک کتاب، صحبت هایمان با دیگران، اهداف و برنامه هایمان و غیره را با جزییات مورد نیز به خاطر بیاوریم و نیز به خاطر بسپاریم. همچنین می توانیم برای تجزیه و تحلیل موضوعات پیچیده مانند نوشتن مقالات علمی، جزوات و کتابها و غیره نیز از آن ها استفاده کنیم. در نهایت،می توان گفت که نقشه های ذهنی در برنامه ریزی و اجرای چیزهایی مانند تعطیلات، زمانمان، پروژه های کاری حساس و غیره نیز مفید هستند.

    یک ضرب المثل معروف وجود دارد که می گوید، “یک تصویر بیان کننده هزاران کلمه است” و اشاره به همین ضرب المثل راهی خوب برای درک چگونگی شکل نقشه ذهنی است. نقشه ذهنی باید هم تصویر بزرگ و هم جزییات را نشان دهد.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بولت ژورنال

    اهمیت طراحی “نقشه ذهنی” برای برنامه ریزی و آماده سازی بولت ژورنال

    ۲ ما انسان ها از زمان های قدیم از روش های بصری تجسم کردن، سازماندهی و درک اطلاعات استفاده می کردیم. اما در دوران جدید و در دهه ۷۰ میلادی، Tony Buzan یکی از مشاورین آموزشی به نام آن دوران برای اولین بار و به طور رسمی مفهوم “نقشه ذهنی” یا همان mind map را توسعه داد و کتابها و مقالات متعددی هم در این درباره منتشر کرده است.

    نقشه ذهنی برای تولید، سازماندهی و ساختار دهی ایده ها و افکار استفاده می شود و یکی از کاربردهای خوب آن در تهیه و آماده سازی دفتر برنامه ریزی ما و یا همان بولت ژورنال است.

    ما در تهیه و آماده سازی بولت ژورنالمان در سال جدید نیازمندیم که اهداف و برنامه های اصلی مان را در ساختاری کوتاه و کدگذاری شده داشته باشیم و در عین حال بتوانیم با طوفان فکری که ایجاد می شود ایده های بیشتری برای انجام امور مورد نظرمان در نظر بگیریم.

    در واقع “نقشه ذهنی” ما، با ایجاد نظم ذهنی و طبقه بندی مغز، راه را برای برنامه ریزی دقیق و مدون همراه با ایجاد سریع ترین راه ها و مطمئن ترین مسیرها، هموار و اسان می کند.

    همچنین نقشه های ذهن با کمک کردن به فهم اینکه از زندگی کاری و شغلی مان، نقش یک مربی را در زندگی مان ایفا میکند و این در حالی است که نقشه های ذهن یک دید روشن کلی را از موقعیت های پیچیده به ما داده و اضطراب ناشی از وظایف دشوار را برطرف میذکنند. نقشه های ذهن ما را قادر میسازد تا هم در کارمان موفق باشیم و هم بتوانید دید خود را فراسوی جزئیات تیره و تار و تصویری شفاف از سمت و سوی حرکت ما و کارمان در برنامه ریزی سال جدید را داشته باشیم، با وجود چنین شفافیتی در ذهن مان می توانیم به آرامی مسیر حرکت خود را ترسیم کرده، متصور شویم و به توانایی مان برای رسیدن به اهداف سال جدید اعتماد کنیم.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بولت ژورنال

    چرا برای برنامه ریزی سال جدید باید “بولت ژورنال” داشته باشیم؟

    ۱ مطمئنا ما در طی شبانه روز چیزهای مختلفی را دنبال میکنیم، کارهایی که انجام دادیم یا کارهایی که باید انجامشان بدهیم و یا کارهایی که ما به دنبال انجام دادن آن هستیم اما برنامه های زیادی وجود دارد، مطمئنا برای انجام دادن آن نیاز به یک سیستم به (اندازه کافی) انعطاف پذیر برای انجام تمامی کارها هستیم که سریع هم باشد.
    ما برای برنامه ریزی رسیدن به این برنامه ها و کارهایمان می توانیم از یک سیستم غیردیجیتالی یا همان آنالوگ استفاده کنیم، ما در این روش کارهایمان را سازماندهی و برای برنامه های آینده مان برنامه ریزی می کنیم.
    به نظر شما هم خوب میاد، نه؟

    مطمئنا خیلی از شما این روزها با اسم “بولت ژورنال” برخورد کردین، یا وبلاگ ها و ویدئوها و یا عکس هایی از صفحات این دفتر برنامه ریزی که قالبا هم با نقاشی های رنگی و جذاب پر شدن دیدین؛ من در وبسایتم می خوام گام به گام ساختن و نیز کمک به برنامه ریزی بهتر و البته بخش جذب طراحی هاش مطالبی را بنویسم.