• آموزش,  ایده های خلاقانه,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی

    تخته برنامه ریزی ماهانه و هفتگی خودت رو بساز!

    امروزه ما در دنیایی زندگی میکنیم که حجم برنامه ها، کارها و وظایف مان بسیار زیاد است و اگر نتوانیم بدرستی کارها را اولویت بندی و نظم بندی کنیم نه تنها از کارهایمان مهم مان غافل می شویم، هر روز به کارهای عقب مانده ای که از قبل باقی مانده‌اند نیز اضافه می‌شود.

    شاید در بین این شلوغی راه حل نوشتن کارهایمان بر روی یک وسیله باشد، حتی اگر این کارها شخصی نباشد و نیاز به همکاری تیمی باشد، نیاز به یک ابزار عمومی و با نمای کلی تر برای برنامه ریزی بسیار حس می‌شود.

    شاید بگوییم که ما حافظه خوبی داریم و یا همه را در اپلیکیشن موبایلمان ثبت کرده ایم و زمان تعیین شده با آلارم خودکار به ما یادآوری می شود و دیگر لازم نیست که تخته ای فیزیکال و سنتی در خانه و یا محل کارمان داشته باشیم.

    یکی از مهم ترین دلایل نوشتن کارها و دادن زمان برای شروع و یا پایان کارها، سازماندهی است. با سازماندهی و لیست کردن، کارها و وظایف را بهتر می توانیم کنترل کنیم و احساس آرامش بیشتری خواهیم داشت. دیدن یک طرح کلی از کارهای نا تمام و تمام شده در طول هفته و یا ماه به ما کمک می کند که حس خوبی داشته باشیم و روی کار خود تمرکز بیشتری داشته باشیم.

    وقتی که لیست کارهایمان را روی تخته می بینیم، احساسی از پیشرفت و موفقیت ما را فرا می گیرد اما زمانی که با عجله از کاری به کار دیگر مشغول می شویم چنین احساسی نخواهیم داشت. احساس پیشرفتی که به ما دست می دهد به ما انگیزه می دهد که رو به جلو حرکت کنیم و به کار خود ادامه دهیم.

    امروز قصد دارم ایده ای را برای ساخت یک تخته برنامه ریزی کاربردی که قابلیت برنامه ریزی هفتگی و یا ماهیانه (به انتخاب خودمان) را دارد برای شما مطرح کنم.

    مالکیت فکری و معنوی این طرح متعلق به سوده محمدآبادی می باشد و فروش و استفاده تجاری از آن ممنوع و قابل پیگرد می باشد

    مالکیت فکری و معنوی این طرح متعلق به سوده محمدآبادی می باشد و فروش و استفاده تجاری از آن ممنوع و قابل پیگرد می باشد

    فروردین ماه امسال زمانی که مطالعه ام را درباره روش های برنامه ریزی کارها و نیز طراحی محصولات برنامه ریزی محیط کار بیشتر کرده بودم، ایده ساخت تخته برنامه ریزی به ذهنم رسید و در قالب یه طرح اولیه به محل کارم که یک دانشگاه الکترونیکی است مطرح شد، قرار بود این تخته های برنامه ریزی به مناسبت هفته گرامیداشت مقام معلم برای بیش از ۱۰۰ استاد و هیات علمی مدعو دانشگاه های برتر کشور مثل دانشگاه تهران، دانشگاه صنعتی شریف، علم و صنعت، امیرکبیر، علامه طباطبایی و… که اساتید همکار ما در دانشگاه محل کارم هستند ارسال کنیم و پس از طراحی و ساخت و ارسال، خوشبختانه بیشتر از آنکه فکر میکردم مورد توجه اساتید (حتی اساتید پیشکسوت کشور) قرار گرفت، چون قصد تولید انبوه این تخته برنامه ریزی را ندارم (البته کلیه حقوق فکری و معنوی آن برای بنده محفوظ و استفاده تجاری از این طرح ممنوع و قابل پیگیری است)، تصمیم گرفتم در این پست آموزش ساخت تخته برنامه ریزی را بنویسم.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی,  بولت ژورنال

    با اصل ۲۰/۸۰ برنامه ریزی محیط کار خود را اثربخش تر کنید

    مطمئنا همه ما بارها شده که لیست کارهایی که باید انجام بدهیم را نوشتیم ولی باز بسیاری از کارهایی که مدنظرمان بوده را انجام ندادیم و علاوه بر نارضایتی از کار، به استرس و نگرانی هایمان افزوده شده است و به همین دلیل گاها از لیست کردن کارهایمان خودداری میکنیم و دلیل آن هم ناکارآمد بودن عنوان میکنیم.

    اما سوال اینجاست که آیا اصل ۸۰-۲۰ یا همان اصل پارتو را در برنامه ریزی و اجرای وظایفمان در محل کار انجام می دهیم؟

    اگر این کار را بکنیم، به خاطر کارآیی و اثربخشی بیشتر و نیز رضایتی که در آن روز کاری داشته ایم متوجه آن خواهیم شد و در اصل لیست کارهایی که روزانه و یا ماهانه از کارهایمان مشخص میکنیم می دانیم که کدام کار مهمه و ما باید واقعا این کار را انجام دهیم.

    حالا سوال اینجاست که اصل ۸۰-۲۰ چیست؟

    قاعده ۸۰ – ۲۰ یا اصل پارتو مبتنی بر این ایده است که درصد نسبتا کوچکی از هر دلیلی (۲۰ %)، بیش‌ترین تاثیرات (۸۰ %)را ایجاد می‌کند. این اصل می تواند برای تمامی کارهایی که مادر طی شبانه روز انجام می دهیم (شخصی،کاری، تحصیلی) نیز تعمیم داده شود.
    بیشتر ما، تمام روز کاری کار میکنیم، ولی به ظاهر کار زیادی انجام نمی‌دهیم و این تنها به این دلیل است که وقتمان را صرف کارهایی می‌کنیم که از ارزش کمی برخوردارند و در عوض در انجام یکی دو فعالیتی که می تواند تغییر اساسی در کارمان ایجاد کند، تنبلی می‌کنیم. با ارزش‌ترین کارهایی که می‌توانیم انجام دهیم، معمولاً سخت‌ترین‌ها هستند اما نتیجه‌ای که از انجام آنها می‌توانیم بگیریم، بزرگ و ارزشمند خواهد بود.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی,  معرفی وبسایت,  معرفی چیزهای خوب

    مروری بر قابلیت های برنامه ریزی آنلاین به بهانه ۱۵ سالگی جیمیل

    مثل عادت چندین ساله ام، هر روز که از خواب بلند می شوم چک کردن ایمیل اولین کاریست که انجام میدم و امروز کلاه تولد بر حرف G و بادکنک های رنگی بیرون آمده از پاک قرمز و سفید جیمیل توجه ام را جلب کرد. حدس زدم تولد جیمیل باید باشد، سریع کلمه happy birthday gmail را جستجو کردم ..

    بله امروز تولد ۱۵ سالگی جیمیل هست، یکی از بهترین سرویس هایی که روزانه از آن استفاده میکنم.

    باید تاریخ ۲ اپریل ۲۰۰۴ میلادی را در تقویم بشری ثبت کرد. در این روز گوگل از سرویس ایمیل تحت وب خود رونمایی کرد. جیمیل هنوز نسخه بتا بود و فقط در صورت دعوت شدن از سوی یکی از دارندگان این سرویس، قادر به عضویت در آن بودیم. در زمانه ای که همه سرویس های ایمیل رایگان فقط بین ۵ تا ۱۰ مگابایت فضا در اختیارمان می گذاشتند، جیمیل ما را در یک دریاچه یک گیگابایتی غوطه ور می کرد. و حالا بیش از یک دهه است که یکی از بزرگترین، کاربردی ترین و امن ترین سرویس های ایمیل جهان است و خوشحالم که ۱۳ سال از این آشنایی و دوستی می گذرد.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بهره وری سازمانی,  بولت ژورنال

    کارهایمان را فهرست کنیم، سپس از آن لذت ببریم

    گاهی وقت ها ممکن است زندگی و یا حجم زیاد کارها و وظایف در محل کارمان برایمان طاقت فرسا باشد، تعداد زیاد وظایف که مافوق مان از قبل و یا به صورت لحظه ای به ما اعلام می کند می تواند بسیار سردرگم کننده و برای استرس زا باشد و اگر نتوانیم کارهای محوله را فهرست بندی و اولویت بندی کنیم مطمئنا بر روی کیفیت و نیز متمرکز نبودن ما روی کارها بسیار تاثیر گذار خواهد بود.

    آماده کردن لیست کارهایی که می بایست انجام دهید (to do list) به ما اجازه می دهد که همه وظایف و کارها را به صورت متمرکز در یک جا داشته باشیم تا بتوانیم همه کارها را به نوبت و براساس اولویت تعیین شده با آرامش بیشتری انجام دهیم و مطمئنا با تهیه این فهرست دیگر نگران فراموش کردن کارهای باقی مانده نباید باشیم.
    تحقیقات نشان داده است تهیه این فهرست به میلیون ها نفر در کنترل زندگی خود کمک می‌کند و توسط بسیاری از رهبران موفق سازمان‌های جهان نیز به صورت روزانه استفاده می شود.
    اکثریت آنان عنوان می کنند که نداشتن چنین لیستی باعث شده که کارهایشان را فراموش کنند و برای انجام آن دچار استرس شوند، اما نوشتن کارها به صورت فهرستی همه این فشار ها را تحمل می کند و از نگرانی ذهنی آنها می کاهد.
    معمولا این فهرست تمامی کارهایی که ما باید انجام دهیم و ذهنمان را برای انجام آن مشغول کرده است شامل می شود.
    تهیه نامه ها، آماده سازی گزارش ها، تایپ گزارش ، تنظیم جلسه، حضور در جلسه، ملاقات ها، تماس های تلفنی و ارسال ایمیل و… از جمله عناوین اصلی این فهرست است.

  • آموزش,  ایده های خلاقانه,  برنامه ریزی

    تخته رنگی و جادویی برنامه ریزی در دفتر کار شما

    تعطیلات طولانی نوروز که تمام می شود، افراد خود را برای شروعی پرقدرت تر و رسیدن به اهداف و برنامه هایشان در سال جدید آماده می کنند، مطمئنا مدیریت زمان، مهارتی است که در همه ی جنبه‌های زندگی بسیار سودمند می باشد و به ما اجازه می‌دهد که بازدهی کاریمان را افزایش داده وهمزمان زندگی شخصی و خانوادگی مؤثری داشته باشیم.

    مطمئنا شما هم مثل من از تعداد زیاد برنامه های عقب‌ مانده ی خود در دفتر کارتان ناراحت هستید، در این صورت تنها وسیله‌ای که می‌تواند شما را از این وضعیت بغرنج خارج کند، مهارت مدیریت زمان است. ما زمان محدودی در طی روز داریم، که باید در آن همه مسئولیت‌های حرفه ای و امور محوله به ما را انجام دهیم پس لازم است که تعادل مناسبی بین کارها و پروژه ها برقرار کنیم، بدون این که بخواهیم بر روی یک مورد تمرکز کرده و موارد دیگر را به طور کامل مورد چشم‌ پوشی قرار دهیم.

    مدیریت کارها، امور دانشگاهی، وبلاگ، خانواده و مسائل مالی می‌تواند گاهی دشوار باشد. من دائما سعی می‌کنم که به عنوان دختر فعال کارهایم را اولویت‌بندی کنم و استفاده از روش های مناسب برنامه ریزی به شدت کمک کرده‌است، اما از آنجایی که من یک فرد پرمشغله بخصوص در محیط کارم هستم، بغیر از دفتر لیست کارهام و همچنین برنامه های آنلاینی که برای مدیریت کارهایم استفاده میکنم به چیز دیگری نیاز داشتم که به من به صورت دیداری و بدون مراجعه مستقیم به برنامه ها و دفترم یادآوری کند که به صورت روزانه، هفتگی و گاها ماهانه بببینم که باید چه کارهایی را را انجام دهم(به قول معروف جلوی چشمم باشه که مجبور بشم آنها را انجام دهم 😉 ) .من با توجه به اینکه پروژه‌ها و وظایف زیادی برای مدیریت آنها در دفتر کارم دارم و بالاخره جواب را پیدا کردم: تخته برنامه ریزی پروژه ها!​

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بولت ژورنال

    طراحی نقشه ذهنی اهداف در بولت ژورنال سال جدید

    ۳ در ” اهمیت طراحی “نقشه ذهنی” برای برنامه ریزی و آماده سازی بولت ژورنال“نوشتم که نقشه ذهنی به ما کمک می کند تا بین بخش های مختلف اطلاعات و مفاهیم ارتباطات برقرار کنیم. هر چه مغز ما پیوندها و ارتباطات بیشتری می سازد، احتمال این که آن ها در خاطرمان بمانند بالاتر خواهد رفت.

    در واقع اگر بخوام از مزایای استفاده از نقشه های ذهنی بنویسم آن است که به ما کمک می کنند تا به راحتی اطلاعات را مصرف کرده و سپس به طور بهینه از آن ها استفاده کنیم و می توانند به پما کمک کنند تا چیزهای بیشتری همچون محتوای یک کتاب، صحبت هایمان با دیگران، اهداف و برنامه هایمان و غیره را با جزییات مورد نیز به خاطر بیاوریم و نیز به خاطر بسپاریم. همچنین می توانیم برای تجزیه و تحلیل موضوعات پیچیده مانند نوشتن مقالات علمی، جزوات و کتابها و غیره نیز از آن ها استفاده کنیم. در نهایت،می توان گفت که نقشه های ذهنی در برنامه ریزی و اجرای چیزهایی مانند تعطیلات، زمانمان، پروژه های کاری حساس و غیره نیز مفید هستند.

    یک ضرب المثل معروف وجود دارد که می گوید، “یک تصویر بیان کننده هزاران کلمه است” و اشاره به همین ضرب المثل راهی خوب برای درک چگونگی شکل نقشه ذهنی است. نقشه ذهنی باید هم تصویر بزرگ و هم جزییات را نشان دهد.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بولت ژورنال

    اهمیت طراحی “نقشه ذهنی” برای برنامه ریزی و آماده سازی بولت ژورنال

    ۲ ما انسان ها از زمان های قدیم از روش های بصری تجسم کردن، سازماندهی و درک اطلاعات استفاده می کردیم. اما در دوران جدید و در دهه ۷۰ میلادی، Tony Buzan یکی از مشاورین آموزشی به نام آن دوران برای اولین بار و به طور رسمی مفهوم “نقشه ذهنی” یا همان mind map را توسعه داد و کتابها و مقالات متعددی هم در این درباره منتشر کرده است.

    نقشه ذهنی برای تولید، سازماندهی و ساختار دهی ایده ها و افکار استفاده می شود و یکی از کاربردهای خوب آن در تهیه و آماده سازی دفتر برنامه ریزی ما و یا همان بولت ژورنال است.

    ما در تهیه و آماده سازی بولت ژورنالمان در سال جدید نیازمندیم که اهداف و برنامه های اصلی مان را در ساختاری کوتاه و کدگذاری شده داشته باشیم و در عین حال بتوانیم با طوفان فکری که ایجاد می شود ایده های بیشتری برای انجام امور مورد نظرمان در نظر بگیریم.

    در واقع “نقشه ذهنی” ما، با ایجاد نظم ذهنی و طبقه بندی مغز، راه را برای برنامه ریزی دقیق و مدون همراه با ایجاد سریع ترین راه ها و مطمئن ترین مسیرها، هموار و اسان می کند.

    همچنین نقشه های ذهن با کمک کردن به فهم اینکه از زندگی کاری و شغلی مان، نقش یک مربی را در زندگی مان ایفا میکند و این در حالی است که نقشه های ذهن یک دید روشن کلی را از موقعیت های پیچیده به ما داده و اضطراب ناشی از وظایف دشوار را برطرف میذکنند. نقشه های ذهن ما را قادر میسازد تا هم در کارمان موفق باشیم و هم بتوانید دید خود را فراسوی جزئیات تیره و تار و تصویری شفاف از سمت و سوی حرکت ما و کارمان در برنامه ریزی سال جدید را داشته باشیم، با وجود چنین شفافیتی در ذهن مان می توانیم به آرامی مسیر حرکت خود را ترسیم کرده، متصور شویم و به توانایی مان برای رسیدن به اهداف سال جدید اعتماد کنیم.

  • آموزش,  برنامه ریزی,  بولت ژورنال

    چرا برای برنامه ریزی سال جدید باید “بولت ژورنال” داشته باشیم؟

    ۱ مطمئنا ما در طی شبانه روز چیزهای مختلفی را دنبال میکنیم، کارهایی که انجام دادیم یا کارهایی که باید انجامشان بدهیم و یا کارهایی که ما به دنبال انجام دادن آن هستیم اما برنامه های زیادی وجود دارد، مطمئنا برای انجام دادن آن نیاز به یک سیستم به (اندازه کافی) انعطاف پذیر برای انجام تمامی کارها هستیم که سریع هم باشد.
    ما برای برنامه ریزی رسیدن به این برنامه ها و کارهایمان می توانیم از یک سیستم غیردیجیتالی یا همان آنالوگ استفاده کنیم، ما در این روش کارهایمان را سازماندهی و برای برنامه های آینده مان برنامه ریزی می کنیم.
    به نظر شما هم خوب میاد، نه؟

    مطمئنا خیلی از شما این روزها با اسم “بولت ژورنال” برخورد کردین، یا وبلاگ ها و ویدئوها و یا عکس هایی از صفحات این دفتر برنامه ریزی که قالبا هم با نقاشی های رنگی و جذاب پر شدن دیدین؛ من در وبسایتم می خوام گام به گام ساختن و نیز کمک به برنامه ریزی بهتر و البته بخش جذب طراحی هاش مطالبی را بنویسم.